Kontaktformular – wo landen Anfragen, was passiert mit den Daten (DSGVO)?

Kontaktformular – wo landen Anfragen, was passiert mit den Daten (DSGVO)?

Ein Kontaktformular ist praktisch – aber die Verarbeitung der Daten muss klar und DSGVO-konform sein. Sie müssen wissen, wo Anfragen landen und was Sie in der Datenschutzerklärung angeben.

Wo landen die Daten?

Typisch: Die Eingaben werden per E-Mail an Sie gesendet und/oder in einer Datenbank gespeichert. Wichtig zu klären: Welche E-Mail-Adresse erhält die Nachricht? Wer hat Zugriff auf gespeicherte Daten (nur Sie oder auch Hosting-Anbieter/Entwickler)? Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet (z. B. US-Dienste)? Das beeinflusst die rechtliche Einordnung und die Angaben in der Datenschutzerklärung.

Was Sie angeben müssen (DSGVO)

In der Datenschutzerklärung sollten Sie u. a. nennen:

• Verantwortlicher (Name/Kontakt).
• Zweck der Verarbeitung (z. B. Bearbeitung von Kontaktanfragen).
• Rechtsgrundlage (in der Regel Vertragsvorbereitung oder berechtigtes Interesse; bei optionalen Feldern ggf. Einwilligung).
• Speicherdauer (z. B. Löschung nach Abschluss der Anfrage oder nach X Monaten).
• Empfänger (wenn Daten an Dritte gehen, z. B. E-Mail-Versand über externen Dienst).
• Hinweis auf Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Beschwerde bei Aufsichtsbehörde).

Nur die nötigen Felder abfragen (Name, E-Mail, Nachricht); optionale Felder klar kennzeichnen. Keine unnötigen Daten sammeln.

Technik

Formular so absichern, dass Daten verschlüsselt übertragen werden (HTTPS). Wenn ein Drittanbieter den Versand übernimmt, Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) prüfen und in der Datenschutzerklärung den Dienst nennen.

Wenn Sie möchten, können wir in einem kostenlosen Gespräch klären, wie Ihr Kontaktformular technisch und rechtlich sauber betrieben wird.

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