Impressum & Datenschutz: Pflichtangaben für Webseiten

Wer in Deutschland eine Webseite geschäftlich oder beruflich betreibt, braucht ein Impressum und eine Datenschutzerklärung. Welche Angaben hineingehören, hängt von Ihrer Rechtsform, Ihrem Beruf und den Funktionen Ihrer Webseite ab. Dieser Ratgeber zeigt Einzelunternehmern, Freiberuflern, Firmen und Vereinen, was sie brauchen und wie sie ihre Pflichtseiten aktuell halten.

Das Wichtigste in Kürze

• Geschäftlich oder beruflich genutzte Webseiten brauchen in der Regel ein Impressum und eine Datenschutzerklärung – fehlen sie oder sind sie lückenhaft, können Abmahnungen und Bußgelder drohen.
• Ins Impressum gehören Name, vollständige Anschrift und schnelle Kontaktwege, je nach Rechtsform und Beruf ergänzt um Register-, Steuer- oder Kammerangaben.
• Beide Seiten müssen leicht erkennbar und von jeder Unterseite aus erreichbar sein; üblich ist ein Link im Footer.
• Die Datenschutzerklärung muss jede Datenverarbeitung auf Ihrer Webseite abdecken und bei neuen Funktionen angepasst werden.
• Prüfen Sie Ihre Pflichtseiten vor dem Go-live, bei jeder neuen Funktion und mindestens einmal im Jahr.

Wer braucht ein Impressum?

Die Impressumspflicht betrifft Webseiten, die geschäftlich oder beruflich genutzt werden: Gewerbetreibende, Freiberufler, Firmen und Vereine brauchen in der Regel ein Impressum mit den gesetzlich geforderten Angaben – auch für eine einfache Firmenwebseite ohne Shop. Ziel ist Transparenz: Besucher und Behörden sollen erkennen können, wer hinter dem Angebot steht und für die Inhalte verantwortlich ist.

Maßgeblich ist heute vor allem das Digitale-Dienste-Gesetz (DDG), das 2024 das frühere Telemediengesetz (TMG) abgelöst hat. Für journalistisch-redaktionelle Inhalte kommt der Medienstaatsvertrag (MStV) hinzu. Für rein private Webseiten ohne geschäftlichen Bezug kann ein reduziertes Impressum ausreichen – im Zweifel sollten Sie das rechtlich prüfen lassen.

Was gehört ins Impressum?

Welche Angaben Pflicht sind, hängt von Rechtsform und Tätigkeit ab. Typisch sind diese Punkte:

• Anbieter: vollständiger Name bzw. Firma, gegebenenfalls mit Rechtsform (z. B. e.K., GmbH, e.V.).
• Anschrift: vollständige Postanschrift mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort – ein Postfach genügt nicht.
• Kontakt: E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer oder ein anderer schneller Kontaktweg.
• Vertretung: bei juristischen Personen wie GmbH oder eingetragenem Verein die vertretungsberechtigten Personen, also Geschäftsführung oder Vorstand.
• Register: Registergericht und Registernummer, wenn Sie im Handels-, Vereins- oder Partnerschaftsregister eingetragen sind.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: sofern Sie eine haben.
• Reglementierte Berufe: gesetzliche Berufsbezeichnung, zuständige Kammer und ein Hinweis auf die geltenden berufsrechtlichen Regelungen.
• Verantwortlich für den Inhalt: Bieten Sie journalistisch-redaktionelle Inhalte an, etwa ein Online-Magazin oder regelmäßige News, kann zusätzlich eine verantwortliche Person mit Name und Anschrift nötig sein (vgl. § 18 MStV).

Die Angaben müssen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. Bewährt hat sich ein eindeutig beschrifteter Link „Impressum“ im Footer jeder Seite. Verstecken Sie das Impressum nicht hinter mehreren Klicks, und gleichen Sie die Angaben regelmäßig mit Ihren tatsächlichen Daten ab – veraltete Adressen oder widersprüchliche Angaben sind ein vermeidbarer Fehler.

Impressum nach Rechtsform: Wer braucht welche Angaben?

Die folgende Übersicht ist bewusst vereinfacht. Die genauen Anforderungen und Ausnahmen ergeben sich aus dem Gesetz und der Rechtsprechung.

Einzelunternehmer und Kleingewerbe

Nennen Sie Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre vollständige Anschrift und Ihre Kontaktwege. Sind Sie im Handelsregister eingetragen, etwa als eingetragener Kaufmann (e.K.), kommen Registergericht und Registernummer hinzu. Haben Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gehört auch sie ins Impressum.

Impressum für Freiberufler

Auch Freiberufler brauchen ein Impressum mit Name, Anschrift, Kontaktwegen und gegebenenfalls der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Üben Sie einen kammerpflichtigen Beruf aus, zum Beispiel als Steuerberater, Rechtsanwalt oder Arzt, kommen berufsrechtliche Angaben hinzu: die Berufsbezeichnung, die zuständige Kammer und die für Sie geltenden Berufsregeln. Arbeiten Sie in einer Partnerschaftsgesellschaft, nennen Sie zusätzlich Registergericht und Registernummer. Welche Werberegeln für diese Berufe gelten, erklärt der Ratgeber Werberecht für Kanzleien und Heilberufe.

GmbH, UG und AG

Kapitalgesellschaften nennen die Firma mit Rechtsform, Sitz und vollständiger Anschrift, die vertretungsberechtigten Personen (bei GmbH und UG die Geschäftsführer, bei der AG den Vorstand), Registergericht und Handelsregisternummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden.

Vereine

Vereine geben ihren Namen, Sitz und Anschrift sowie den vertretungsberechtigten Vorstand an. Eingetragene Vereine ergänzen das Registergericht und die Vereinsregisternummer.

Was muss in die Datenschutzerklärung?

Sobald Ihre Webseite personenbezogene Daten verarbeitet, brauchen Sie eine Datenschutzerklärung. Das ist praktisch immer der Fall: Schon beim Aufruf der Seite fallen beim Hosting Zugriffsdaten wie IP-Adressen an, dazu kommen etwa Kontaktformular, Newsletter, Cookies oder Analyse-Tools. Die Erklärung informiert verständlich über:

• Verantwortliche Stelle: Name und Kontaktdaten mit Anschrift und E-Mail-Adresse.
• Daten: welche Daten Sie erheben, zum Beispiel Zugriffsdaten, Formulareingaben oder Newsletter-Anmeldungen.
• Zweck: wofür Sie die Daten jeweils nutzen.
• Rechtsgrundlage: zu jeder Verarbeitung, etwa Vertrag, Einwilligung, berechtigtes Interesse oder gesetzliche Pflicht.
• Speicherdauer: konkret oder anhand nachvollziehbarer Kriterien.
• Empfänger: Empfänger oder Kategorien von Empfängern, zum Beispiel Hosting-Anbieter oder Newsletter-Dienst.
• Rechte der Betroffenen: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, gegebenenfalls Datenübertragbarkeit und Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.

Die Datenschutzerklärung muss vor der ersten Datenverarbeitung zugänglich sein und gehört wie das Impressum per Link in den Footer. Sie muss jede tatsächliche Verarbeitung abdecken: Kommt ein neues Formular, ein neuer Dienst oder ein neuer Cookie hinzu, passen Sie die Erklärung an. Vorlagen und Generatoren sind ein brauchbarer Ausgangspunkt, ersetzen aber nicht den Abgleich mit Ihrer Webseite – jede Seite verarbeitet andere Daten.

Wie Sie Verträge mit Dienstleistern, Newsletter-Einwilligungen und Auskunftsanfragen im Alltag umsetzen, lesen Sie im Ratgeber Datenschutz in der Praxis: AV-Vertrag und Newsletter.

Cookies: Wann ist ein Banner nötig?

Setzen Sie Cookies oder vergleichbare Techniken ein, die nicht unbedingt erforderlich sind – etwa für Analyse oder Marketing –, brauchen Sie in der Regel vorher die Einwilligung der Besucher. Dazu gehören ein Cookie-Banner mit echter Wahlmöglichkeit, der auf die Datenschutzerklärung verlinkt, ein Abschnitt zu Cookies in der Datenschutzerklärung mit Zweck, Anbieter, Speicherdauer und Widerrufsmöglichkeit sowie eine Technik, die nicht notwendige Cookies erst nach der Zustimmung setzt. Über einen Link wie „Cookie-Einstellungen“ im Footer sollten Besucher ihre Wahl später ändern können. Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber Cookie-Banner und Tracking: Einwilligung richtig umsetzen.

Zusätzliche Pflichten für Online-Shops

Verkaufen Sie online, kommen weitere Pflichtangaben hinzu:

• AGB: vorhanden und vor der Bestellung gut zugänglich, sodass Kunden sie vor Vertragsschluss zur Kenntnis nehmen können.
• Widerrufsrecht: für Verbraucher korrekt beschrieben, mit Frist, Muster-Widerrufsformular und Folgen des Widerrufs.
• Preise, Versand und Zahlung: transparent und ohne versteckte Kosten.
• Zahlungs- und Versanddienstleister: in der Datenschutzerklärung genannt; prüfen Sie, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist.

Mehr zu AGB, Widerruf und Preisangaben lesen Sie im Ratgeber Abmahnung vermeiden: typische Fehler auf Webseiten.

Checkliste: Impressum und Datenschutz prüfen

1. Enthält das Impressum alle Angaben für Ihre Rechtsform und Ihren Beruf?
2. Stimmen Anschrift, Telefonnummer, Registerdaten und Vertretungsberechtigte mit dem aktuellen Stand überein?
3. Funktioniert die angegebene E-Mail-Adresse – und ist es keine reine No-Reply-Adresse ohne Alternative?
4. Sind Impressum und Datenschutzerklärung von jeder Seite aus direkt erreichbar, zum Beispiel über den Footer?
5. Deckt die Datenschutzerklärung alle Verarbeitungen ab – Hosting, Formulare, Newsletter, Cookies, Analyse-Tools und eingebundene Drittanbieter?
6. Sind zu jeder Verarbeitung Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Empfänger genannt?
7. Verlinkt der Cookie-Banner auf die Datenschutzerklärung, und werden nicht notwendige Cookies erst nach der Zustimmung gesetzt?
8. Bei Online-Shops: Sind AGB, Widerrufsbelehrung sowie Preis- und Versandangaben vollständig und aktuell?

Wann sollten Sie Ihre Pflichtseiten prüfen?

Rechtliche Anforderungen ändern sich, etwa durch Urteile zu Cookies oder eine veränderte Auslegung der DSGVO. Gleichzeitig wächst eine Webseite mit neuen Funktionen. Bauen Sie die rechtliche Prüfung deshalb fest in Ihre Abläufe ein:

• Vor dem Go-live: Impressum, Datenschutzerklärung und Cookie-Banner einmal vollständig gegen die Checkliste prüfen, bei Shops zusätzlich AGB und Widerrufsbelehrung.
• Bei neuen Funktionen: Jede neue Datenverarbeitung – Formular, Tool oder Cookie – sofort in Datenschutzerklärung und Cookie-Banner abbilden.
• Regelmäßig: mindestens einmal im Jahr sowie bei relevanten Urteilen oder Gesetzesänderungen.

Wer so vorgeht, senkt das Risiko und wirkt seriös – gegenüber Besuchern ebenso wie gegenüber Aufsichtsbehörden. Weitere Punkte für den Start einer neuen Seite finden Sie in der Launch-Checkliste für den Go-live.

Fazit

Impressum und Datenschutzerklärung gehören zur Grundausstattung jeder geschäftlich genutzten Webseite. Welche Angaben Sie brauchen, hängt von Rechtsform, Beruf und den eingesetzten Diensten ab – prüfen Sie beide Seiten deshalb vor dem Start, bei jeder Änderung und regelmäßig. Die Inhalte lassen Sie im Zweifel von einem Anwalt oder einem spezialisierten Dienstleister erstellen oder prüfen.

Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.