Hosting, Domain & Zugänge: Worauf Sie achten müssen

Hosting, Domain und die dazugehörigen Zugänge sind das Fundament Ihrer Webseite. Wer hier sauber aufgestellt ist, vermeidet Ausfälle, Sicherheitslücken und Ärger bei Verträgen oder einem Anbieterwechsel. Dieser Ratgeber richtet sich an Inhaber kleiner Betriebe und zeigt, worauf es ankommt – von der Wahl des Hostings über die eigene E-Mail-Adresse bis zu Passwörtern und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Das Wichtigste in Kürze

• Lassen Sie Domain und Zugänge auf Ihre Firma bzw. auf sich selbst registrieren – nicht auf den Webdesigner oder eine Privatperson.
• Für die meisten Firmenwebseiten reicht ein Shared Hosting. Wichtig sind SSL, Backups, Serverstandort, faire Vertragsbedingungen und ein AV-Vertrag.
• Eine E-Mail-Adresse unter Ihrer eigenen Domain wirkt seriöser und bleibt bei einem Anbieterwechsel erhalten.
• Aktivieren Sie die automatische Verlängerung Ihrer Domain: Eine gelöschte Domain bekommen Sie oft nur teuer oder gar nicht zurück.
• Schützen Sie jeden Zugang mit einem eigenen starken Passwort und 2FA, und halten Sie fest, wer welchen Zugang hat.

Domain: Ihre Adresse im Netz

Auf wen die Domain registriert sein sollte

Registrieren Sie die Domain auf Ihren Namen bzw. Ihre Firma – nicht auf den Webdesigner und nicht auf eine Privatperson. So bleiben Sie Inhaber, auch wenn die Zusammenarbeit endet oder es zum Streit kommt. Ebenso wichtig: Sie selbst brauchen die Zugangsdaten zum Kundenkonto beim Registrar, also dem Anbieter, bei dem die Domain registriert ist. Ohne diesen Zugriff können Sie die Domain weder verlängern noch zu einem anderen Anbieter umziehen.

Domain und Hosting: getrennt oder aus einer Hand?

Domain und Hosting können beim selben Anbieter liegen oder getrennt sein. Eine Trennung gibt Ihnen mehr Flexibilität, wenn Sie später den Hoster wechseln möchten; alles aus einer Hand ist dafür oft einfacher zu verwalten. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass Sie die Zugänge haben und als Inhaber eingetragen sind.

Hosting: Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Leistung: Für die meisten Firmenwebseiten reicht ein Shared Hosting, bei dem sich mehrere Webseiten einen Server teilen. Bei viel Traffic oder besonderen Anforderungen, etwa einem Shop mit vielen Besuchern, kann ein größerer Tarif nötig sein.
• Technik: Unterstützt das Hosting die Technik Ihrer Seite, zum Beispiel die benötigte PHP-Version oder Node.js? Ist ein SSL-Zertifikat für HTTPS automatisch enthalten?
• Sicherheit und Backups: Achten Sie auf regelmäßige Updates, eine Firewall und möglichst automatische Backups. Klären Sie, ob und wie Sie Backups selbst wiederherstellen können.
• Serverstandort und Datenschutz: Server in der EU erleichtern die Einhaltung der DSGVO. Bei Anbietern außerhalb der EU sind in der Regel zusätzliche Vereinbarungen nötig, etwa Standardvertragsklauseln, sowie entsprechende Hinweise in der Datenschutzerklärung.
• Vertrag: Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Regelungen zu Preiserhöhungen. Weil der Hoster Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, gehört auch ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) dazu – prüfen Sie ihn bzw. schließen Sie ihn ab.

Mehr zum AV-Vertrag lesen Sie im Ratgeber Datenschutz in der Praxis: AV-Vertrag, Newsletter und Co.. Wie sich Hosting und Domain in die Gesamtkosten einer Webseite einordnen, zeigt der Ratgeber Was kostet eine Webseite und was die Wartung?.

Professionelle E-Mail-Adresse mit eigener Domain

Eine Adresse wie [email protected] wirkt seriöser als eine Adresse bei Freemail-Anbietern wie gmail.com oder web.de. Das spricht dafür:

• Vertrauen: Kunden und Partner nehmen Sie mit einer Firmenadresse ernster.
• Einheitlicher Auftritt: [email protected] passt zu www.ihre-firma.de.
• Unabhängigkeit: Liegt die Domain bei Ihnen, behalten Sie Ihre Adressen auch bei einem Anbieterwechsel.
• Impressum: Dort steht üblicherweise eine E-Mail-Adresse für die Kontaktaufnahme – eine Adresse unter Ihrer Domain wirkt dort passend.

Für die Einrichtung brauchen Sie die Domain und ein E-Mail-Postfach. Das kann im Hosting-Paket Ihres Domain-Anbieters enthalten sein oder von einem separaten E-Mail-Dienst kommen. Achten Sie auf verschlüsselte Verbindungen (TLS), ausreichend Speicherplatz und einen Spam-Filter. Auch hier gilt: Domain und E-Mail-Zugänge laufen auf die Firma bzw. den Inhaber, und die Zugangsdaten bewahren Sie sicher auf. Geht der Zugang verloren, können Sie Domain oder Postfächer womöglich weder wiederherstellen noch umziehen.

Domain verlängern, übertragen – und was bei Ablauf passiert

Verlängerung nicht verpassen

Domains werden für eine begrenzte Laufzeit registriert, häufig für ein Jahr, und müssen vor deren Ablauf verlängert werden. Geschieht das nicht, wird die Domain irgendwann gelöscht und kann von anderen registriert werden. Ihre Webseite und die E-Mail-Adressen unter dieser Domain sind dann nicht mehr erreichbar. So beugen Sie vor:

• Auto-Verlängerung: Aktivieren Sie die automatische Verlängerung, sofern Ihr Anbieter sie anbietet.
• Eigene Erinnerung: Tragen Sie den Termin zusätzlich in Ihren Kalender ein.
• Kontaktadresse: Viele Anbieter schicken Erinnerungen per E-Mail. Halten Sie die hinterlegte Adresse aktuell und prüfen Sie das Postfach regelmäßig.
• Kosten: Behalten Sie Fristen und Verlängerungskosten im Blick.

Domain zu einem anderen Anbieter umziehen (Transfer)

Wenn Sie Ihre Domain zu einem anderen Registrar mitnehmen möchten, läuft das in der Regel so ab:

1. Voraussetzungen prüfen: Sind Sie als Inhaber eingetragen, und haben Sie Zugang zum Kundenkonto beim bisherigen Anbieter?
2. Domain freigeben: Geben Sie die Domain beim bisherigen Anbieter für den Transfer frei und fordern Sie den Auth-Code (auch Transfer-Code genannt) an.
3. Transfer beantragen: Beantragen Sie beim neuen Anbieter den Transfer und geben Sie den Code ein.
4. DNS umstellen: Lassen Sie die DNS-Einträge auf das neue Hosting zeigen – das ist oft schon vor dem Transfer möglich.

Prüfen Sie vorab die Bedingungen: Je nach Domain-Endung und Anbieter kann es Sperrfristen geben, etwa kurz nach einer Registrierung oder einem vorherigen Transfer. Während des Transfers lässt sich die Domain unter Umständen kurzzeitig nicht ändern. Ob Ihre Webseite in dieser Zeit erreichbar bleibt, hängt davon ab, wohin die DNS-Einträge zeigen.

Domain abgelaufen – was jetzt?

Nach Ablauf gibt es je nach Domain-Endung oft noch eine Schonfrist, in der Sie die Domain verlängern können. Wie lange sie dauert, ist unterschiedlich – verlassen sollten Sie sich darauf nicht. Danach kann die Domain gelöscht und für Dritte freigegeben werden. Sie dann zurückzubekommen, ist oft teuer oder unmöglich. Wenden Sie sich deshalb sofort an Ihren Registrar, wenn Sie einen Ablauf bemerken. Was zu tun ist, wenn Ihre Seite gerade nicht erreichbar ist, zeigt die Notfall-Checkliste bei Ausfall oder Hack.

Anbieter wechseln: Kündigung, Zugänge und Daten

Ob Sie den Hoster, die Agentur oder den Entwickler wechseln: Mit der richtigen Reihenfolge vermeiden Sie Ausfälle und Streit.

Kündigung und Fristen

Verträge für Hosting, Wartung und Domain haben in der Regel Kündigungsfristen. Wer sie verpasst, muss oft mit einer automatischen Verlängerung rechnen. Kündigen Sie deshalb rechtzeitig und nachweisbar in der Form, die Ihr Vertrag vorsieht, etwa per Brief oder per E-Mail mit Bestätigung, und notieren Sie die Frist. Planen Sie so, dass der alte Vertrag erst endet, wenn der Umzug abgeschlossen und getestet ist. Klären Sie außerdem, ob die Domain beim alten Anbieter bleibt oder mitgenommen wird – im zweiten Fall gehört der Transfer in Ihren Zeitplan.

Checkliste: Diese Zugänge brauchen Sie vor dem Wechsel

Fordern Sie alle Zugänge an, bevor die Zusammenarbeit endet, und prüfen Sie, ob sie funktionieren:

1. Hosting: FTP, SSH und Admin-Panel
2. Domain: Login beim Registrar und die Inhaberdaten
3. CMS: Admin-Login und gegebenenfalls Datenbank-Zugang
4. E-Mail: falls die Postfächer beim selben Anbieter liegen
5. Verknüpfte Dienste: zum Beispiel Ihr Google Business Profile und andere Dienste, die mit der Webseite verbunden sind

Ändern Sie die Passwörter nach der Übergabe, damit der alte Anbieter keinen Zugriff mehr hat. Gibt der bisherige Anbieter die Zugänge nicht heraus, lassen Sie sich rechtlich beraten – oft sind Sie als Auftraggeber berechtigt, sie zu erhalten.

Daten übertragen und umziehen

• Dateien und Datenbank: ein vollständiger Download der Webseite oder Zugang zum Server, damit der neue Anbieter migrieren kann.
• E-Mail-Postfächer: E-Mails und Einstellungen exportieren bzw. umziehen, die Adressen beim neuen Anbieter anlegen und die MX-Einträge umstellen. Das sind die DNS-Einträge, die festlegen, welcher Server die E-Mails für Ihre Domain empfängt.
• Inhalte: Stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Texte, Bilder oder Einstellungen nur beim alten Anbieter liegen und verloren gehen.

Anschließend importiert der neue Hoster bzw. Entwickler die Daten und lässt Domain und DNS auf den neuen Server zeigen. Testen Sie danach Webseite, Formulare und E-Mail, bevor die alten Verträge auslaufen. So wechseln Sie ohne längeren Ausfall. Steht mit dem Umzug auch ein Relaunch an, hilft der Ratgeber Relaunch ohne Ranking-Verlust. Kommen nach dem Umzug keine Anfragen mehr an, finden Sie Ursachen und Lösungen unter Formular-E-Mails kommen nicht an?.

Passwörter, 2FA und die sichere Weitergabe von Zugängen

Die Zugänge zu Hosting, CMS, Domain und E-Mail schützen Ihre Webseite. Mit diesen Regeln senken Sie das Risiko von Einbrüchen und Missbrauch.

Starke Passwörter

• Länge und Zeichen: mindestens 12 Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Verwenden Sie keine gängigen Wörter, Namen oder persönlichen Daten.
• Einmaligkeit: Für jeden Dienst ein eigenes Passwort. Wird eines bekannt, ist nur ein Konto betroffen.
• Passwortmanager: Er erzeugt und speichert sichere Passwörter, sodass Sie sich nicht alle merken müssen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Aktivieren Sie 2FA überall, wo es möglich ist: beim Hoster, beim Domain-Registrar, im CMS und beim E-Mail-Konto. Dann reicht das Passwort allein nicht mehr – für die Anmeldung ist ein zweiter Faktor nötig, etwa ein Code aus einer App, per SMS oder per E-Mail. So sind Sie auch geschützt, wenn ein Passwort gestohlen wurde oder in einem Datenleck aufgetaucht ist.

Zugänge sicher weitergeben

• Keine Passwörter im Klartext per E-Mail oder Chat: Nutzen Sie sichere Wege wie die Freigabefunktion eines Passwortmanagers, eine verschlüsselte Nachricht oder einen zeitlich begrenzten Link.
• Rechte begrenzen: Vergeben Sie nur die nötigen Rechte, etwa Redakteur statt Administrator, wenn jemand nur Inhalte pflegt.
• Zugriff entziehen: Verlässt jemand das Projekt, ändern Sie die Passwörter und entziehen Sie die Zugänge.

Zugänge dokumentieren

Halten Sie fest, wer welche Zugänge hat, und verwahren Sie diese Übersicht sicher, etwa im Passwortmanager oder in einem geschützten Dokument. So behalten Sie die Kontrolle und können beim Ausscheiden einer Person gezielt Zugriff entziehen.

Fazit

Domain, Hosting und alle Zugänge sollten auf Ihre Firma laufen und für Sie selbst jederzeit zugänglich sein – das ist die wichtigste Grundregel. Wählen Sie ein Hosting mit passender Technik, Backups, möglichst EU-Serverstandort und fairen Vertragsbedingungen, und sichern Sie Ihre Domain mit automatischer Verlängerung ab. Mit starken, einmaligen Passwörtern, 2FA und einer Übersicht, wer welchen Zugang hat, behalten Sie auch bei einem Anbieterwechsel die Kontrolle.

Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.